بالنسبة للعديد من الشركات، أصبحت التسوية اليدوية جزءًا من الروتين اليومي. شخص ما يقارن جدول البيانات. يقوم شخص آخر بالتحقق من أرقام المخزون بين نظامين. يقضي أحد أعضاء الفريق المالي فترة ما بعد الظهر في التحقق مما إذا كانت الأرقام الموجودة في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تتطابق مع ما تعرضه منصة التجارة الإلكترونية. يبدو الأمر قابلاً للإدارة – حتى لا يحدث ذلك. ومع نمو الشركات، يتحول هذا الروتين الذي يمكن التحكم فيه إلى أحد أثقل العوائق التي تؤثر على الكفاءة التشغيلية. ولا تتوقف معظم المؤسسات أبدًا عن حساب مقدار الوقت والمال والإنتاجية الذي يختفي كل أسبوع في الفجوة بين الأنظمة المنفصلة.
تعتمد معظم الشركات اليوم على أنظمة متعددة للحفاظ على سير الأمور. يتعامل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مع الشؤون المالية والمخزون. تقوم منصة التجارة الإلكترونية بمعالجة الطلبات عبر الإنترنت. يحتفظ CRM بمعلومات العميل. على الورق، يقوم كل نظام بعمله بشكل جيد. المشكلة هي أنهم لم يكونوا مصممين أبدًا للتحدث مع بعضهم البعض تلقائيًا. عندما يتعين نقل البيانات يدويًا بين المنصات - أو ما هو أسوأ من ذلك، عندما لا يتم نقلها على الإطلاق - تبدأ التناقضات في التراكم. تظهر سجلات العملاء المكررة. أرقام المخزون تخرج عن المزامنة. عدم تطابق الأسعار يفلت من خلال. تتأخر التقارير. تظهر أخطاء الفواتير في أسوأ اللحظات الممكنة. والفرق المسؤولة عن إصلاح هذه المشكلات هي نفس الفرق التي يجب أن تركز على تنمية الأعمال التجارية.
يميل التأثير المالي للتسوية اليدوية إلى التقليل من تقديره لأنه لا يظهر كبند واحد في أي مكان. فهو يختبئ داخل ساعات الرواتب، والقرارات المتأخرة، والأخطاء التي تستغرق أيامًا حتى تصل إلى مصدرها. وهنا ما يبدو في الواقع في الممارسة العملية. تخسر الفرق ساعات لا يمكنها استعادتها. يقضي موظفو الشؤون المالية والعمليات أجزاء كبيرة من أسبوعهم في التحقق من صحة البيانات بدلاً من تحليل الأداء أو تحسين العمليات. هذا الوقت له تكلفة حقيقية، فهو ينتشر بشكل رقيق بما فيه الكفاية بحيث لا يشعر به أحد كضربة واحدة. تتضاعف الأخطاء مع الحجم. كلما زادت الخطوات اليدوية المتبعة في نقل البيانات بين الأنظمة، زادت فرص حدوث خطأ ما. قد يبدو خطأ صغير في التسعير أو عدد غير صحيح للمخزون بسيطًا في حد ذاته. ومن خلال آلاف المعاملات، فإن التأثير التراكمي ليس بسيطًا على الإطلاق. الإبلاغ يتخلف. عندما يتعين التحقق من البيانات يدويًا قبل إصدار التقارير، يعمل فريق القيادة دائمًا من خلال صورة قديمة بعض الشيء. وفي سوق سريع الحركة، فإن هذا التأخر له عواقب. ينمو التعقيد بشكل أسرع مما يستطيع الفريق مواكبته. ما ينجح عند 200 طلب شهريًا ينهار عند 2000 طلب. لا يتم توسيع نطاق التسوية اليدوية، بل إنها تصبح أكثر صعوبة وأبطأ وأكثر عرضة للخطأ مع توسع الأعمال.
يؤدي التكامل الصحيح لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) إلى إزالة الإنسان من منتصف عملية نقل البيانات. بدلاً من قيام شخص ما بتصدير تقرير يدويًا من أحد الأنظمة واستيراده إلى نظام آخر، تظل الأنظمة متزامنة تلقائيًا - في الوقت الفعلي. تتدفق الطلبات من منصة التجارة الإلكترونية إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لحظة تقديمها. يتم تحديث المخزون لحظة حدوث المعاملة. تظل معلومات العملاء متسقة عبر كل نظام دون أن يضطر أي شخص إلى الاحتفاظ بها في أماكن متعددة. تظهر تغييرات الأسعار التي تم إجراؤها في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) عبر كل قناة على الفور. لا يتعلق الأمر فقط بتوفير الوقت، على الرغم من أن توفير الوقت كبير. يتعلق الأمر بإنشاء بيئة تكون فيها البيانات التي يعمل بها فريقك موثوقة بالفعل. حيث يتطابق رقم المخزون الذي يراه فريق المستودع الخاص بك مع ما يعرضه موقع الويب الخاص بك. حيث يتطابق رقم الإيرادات الذي يسحبه فريقك المالي مع ما أبلغ عنه فريق المبيعات. تم تصميم i95Dev Connect خصيصًا لإنشاء هذا النوع من البيئة للشركات التي تستخدم أنظمة Microsoft Dynamics 365 وSAP. من خلال وضع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في مركز كل تدفق للبيانات، فإنه يضمن أن نظامًا واحدًا يتولى القيادة وكل منصة أخرى تتبعه - تلقائيًا، وبشكل متسق، ودون تدخل يدوي.
التحسن التشغيلي حقيقي وملحوظ. ولكن يمكن القول إن المنفعة الاستراتيجية أكثر قيمة. عندما يتم دمج أنظمتك بشكل صحيح وتكون بياناتك متسقة عبر كل منصة، تصبح التقارير شيئًا يمكنك الوثوق به. يصبح تتبع المخزون دقيقًا بدرجة كافية لإبلاغ قرارات الشراء بصدق. ويصبح التنبؤ أكثر موثوقية لأنه مبني على بيانات تاريخية نظيفة بدلا من خليط من الأرقام من مصادر مختلفة. تتوقف فرق القيادة عن تخمين الأرقام قبل التصرف بناءً عليها. يتم اتخاذ القرارات بشكل أسرع لأن المعلومات التي تقف خلفها ثابتة. تجد الفرق التي كانت تستهلكها عملية تنظيف البيانات في السابق أن لديها القدرة على التركيز على العمل الذي يدفع العمل فعليًا إلى الأمام.
تبدو التسوية اليدوية أمرًا طبيعيًا لأنها تحدث منذ فترة طويلة. لكن الوضع الطبيعي لا يعني أنه مقبول - وبالنسبة للشركات المتنامية، فإن تكلفة صيانة الأنظمة المنفصلة تزداد بمرور الوقت. إن تكامل تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ليس ترقية تقنية في حد ذاته. إنه الفرق بين الشركة التي تنفق طاقتها في تصحيح بيانات الأمس وتلك التي تنفقها في بناء نمو الغد. الشركات التي تقوم بهذا التحول - وتفعله بشكل صحيح، باستخدام نهج تخطيط موارد المؤسسات (ERP أولاً) مثل النهج الذي تم إنشاء i95Dev Connect حوله - تجد باستمرار أن المكاسب التشغيلية والمالية تظهر بشكل أسرع من المتوقع. والسؤال ليس ما إذا كان التكامل يستحق ذلك. إنها المدة التي تستحق فيها المصالحة اليدوية التسامح.